Právní dokument

Zásady ochrany osobních údajů

NAIO — Nexus AI office s.r.o.
Účinnost od: 28. července 2026

Tyto zásady ochrany osobních údajů popisují, jak společnost Nexus AI office s.r.o. zpracovává osobní údaje v souvislosti s aplikací a službou NAIO — hlasovým AI parťákem pro obchodní týmy (dále jen „NAIO" nebo „služba"). Vysvětlujeme, jaké údaje shromažďujeme, k jakým účelům je používáme, komu je předáváme a jaká máte práva.

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

  • Nexus AI office s.r.o.
  • IČO: 23715448
  • Sídlo: Paprsková 1535/2, Krč, 140 00 Praha 4
  • Zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 439181
  • Kontaktní e-mail: zuzana@nexusventures.cz
  • Web: https://naio.cz

Pokud máte jakýkoli dotaz k ochraně osobních údajů nebo chcete uplatnit svá práva, kontaktujte nás na výše uvedeném e-mailu.

Jaké údaje zpracováváme

Údaje účtu a profilu

Při registraci a používání služby zpracováváme identifikační a kontaktní údaje, jako je jméno, e-mailová adresa, název společnosti, pracovní pozice a nastavení účtu.

Údaje z Google služeb

Pokud propojíte svůj účet Google, zpracováváme na základě vámi udělených oprávnění (OAuth) následující data z Google API výhradně pro poskytování funkcí služby:

  • Gmail: obsah a metadata e-mailů (odesílatel, příjemci, předmět, čas, text) pro přípravu podkladů na schůzky a hovory, tvorbu shrnutí a návrhů nabídek a komunikace.
  • Google Kalendář: události, účastníci, časy a popisy pro přípravu na schůzky a plánování.
  • Kontakty Google: kontaktní údaje pro identifikaci klientů a doplnění profilů.
  • Profil a přihlášení: základní údaje profilu Google (jméno, e-mailová adresa, profilový obrázek) pro ověření totožnosti a přihlášení.

Hlasová a obsahová data

Protože je NAIO hlasově ovládaná služba, zpracováváme hlasové vstupy, jejich přepisy a obsah, který vytvoříte nebo který vznikne při používání služby (např. poznámky, nabídky, shrnutí).

Údaje o používání a technické údaje

Automaticky zpracováváme technické údaje, jako je IP adresa, typ zařízení a prohlížeče, protokoly o činnosti a údaje potřebné pro zabezpečení a provoz služby.

Účely a právní základ zpracování

Osobní údaje zpracováváme na základě těchto právních titulů dle čl. 6 GDPR:

  • Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b): poskytování a provoz služby, správa účtu a funkcí, které jste si aktivovali.
  • Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a): přístup k datům z Google služeb udělujete výslovným souhlasem na obrazovce oprávnění (OAuth). Souhlas můžete kdykoli odvolat odpojením přístupu.
  • Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f): zabezpečení, prevence zneužití, zlepšování a diagnostika služby.
  • Plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c): pokud nám to ukládají právní předpisy.

Používání dat z Google API (Limited Use)

NAIO’s use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

V překladu: použití a předávání informací získaných z Google API se řídí Zásadami Google API Services User Data Policy, včetně požadavků na omezené použití (Limited Use). To konkrétně znamená, že:

  • data z Google služeb používáme výhradně k poskytování a zlepšování funkcí viditelných přímo v uživatelském rozhraní NAIO;
  • data z Google služeb nepředáváme třetím stranám s výjimkou případů nezbytných pro poskytování a zlepšování těchto funkcí, ze zákona, nebo v rámci fúze či akvizice se souhlasem uživatele;
  • data z Google služeb nepoužíváme a nepředáváme pro zobrazování reklam (včetně personalizované, retargetingové a zájmové reklamy);
  • neumožňujeme lidem číst data uživatele, ledaže k tomu dá uživatel výslovný souhlas pro konkrétní data, je to nezbytné z bezpečnostních důvodů (např. vyšetřování zneužití), pro dodržení právních předpisů, nebo jde o agregovaná a anonymizovaná data pro provozní účely;
  • data z Google služeb nepoužíváme k trénování obecných (zobecněných) modelů umělé inteligence nebo strojového učení a takové modely na nich netrénujeme ani je pro tento účel nepředáváme.

Umělá inteligence a zpracování obsahu

NAIO využívá modely umělé inteligence ke zpracování vašich vstupů a k poskytování funkcí, jako je příprava podkladů, shrnutí, návrhy nabídek a analýza hovorů. Vaše data ani data z Google služeb nepoužíváme k trénování obecných AI/ML modelů. Pokud pro dílčí zpracování využíváme poskytovatele AI služeb jako zpracovatele, jsou vázáni smlouvou o zpracování osobních údajů a zákazem využívat data k trénování svých modelů.

Předávání a příjemci údajů

Osobní údaje můžeme sdílet s následujícími kategoriemi příjemců, kteří pro nás vystupují jako zpracovatelé na základě smlouvy:

  • poskytovatelé cloudové infrastruktury a hostingu;
  • poskytovatelé AI a jazykových modelů pro zpracování hlasu a textu;
  • poskytovatelé nástrojů pro analytiku, monitoring a zabezpečení;
  • orgány veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.

Osobní údaje neprodáváme.

Předávání mimo EU/EHP

Někteří naši zpracovatelé mohou zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě zajišťujeme odpovídající záruky, zejména prostřednictvím standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí nebo jiného vhodného mechanismu dle GDPR.

Doba uchování

Osobní údaje uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a poté po dobu nezbytnou k plnění právních povinností, ochraně našich oprávněných zájmů a řešení případných sporů. Data z Google služeb uchováváme pouze po dobu nezbytnou k poskytnutí požadované funkce; po odpojení účtu Google nebo zrušení účtu tato data odstraníme, není-li dána zákonná povinnost je uchovat.

Zabezpečení

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně údajů, včetně šifrování při přenosu i uložení, řízení přístupů, monitoringu a pravidelných bezpečnostních kontrol. V případě bezpečnostního incidentu postupujeme v souladu s právními předpisy a případně vás a dozorový úřad informujeme.

Vaše práva

V souladu s GDPR máte právo:

  • na přístup ke svým osobním údajům;
  • na opravu nepřesných údajů;
  • na výmaz („právo být zapomenut");
  • na omezení zpracování;
  • na přenositelnost údajů;
  • vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
  • odvolat udělený souhlas (odpojením přístupu k Google účtu na stránce https://myaccount.google.com/permissions);
  • podat stížnost u dozorového úřadu.

Dozorovým úřadem v České republice je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Odvolání přístupu Google

Přístup NAIO ke svému účtu Google můžete kdykoli odvolat na adrese https://myaccount.google.com/permissions. Odvoláním přístupu přestaneme zpracovávat příslušná data z Google služeb.

Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat. Aktuální znění bude vždy dostupné na naší webové stránce a v případě podstatných změn vás budeme informovat.

Kontakt

S dotazy nebo žádostmi o uplatnění práv se obracejte na Nexus AI office s.r.o., e-mail zuzana@nexusventures.cz.

Legal

Privacy Policy

NAIO — Nexus AI office s.r.o.
Effective date: 28 July 2026

This Privacy Policy explains how Nexus AI office s.r.o. processes personal data in connection with the NAIO application and service — a voice-first AI assistant for sales teams ("NAIO" or the "Service"). It describes what data we collect, why we use it, with whom we share it, and what rights you have.

Data controller

The controller of your personal data is:

  • Nexus AI office s.r.o.
  • Company ID (IČO): 23715448
  • Registered office: Paprsková 1535/2, Krč, 140 00 Prague 4, Czech Republic
  • Registered in the Commercial Register kept by the Municipal Court in Prague, file No. C 439181
  • Contact e-mail: zuzana@nexusventures.cz
  • Website: https://naio.cz

If you have any questions about privacy or wish to exercise your rights, please contact us at the e-mail above.

What data we process

Account and profile data

When you register and use the Service we process identification and contact data such as your name, e-mail address, company name, job title, and account settings.

Data from Google services

If you connect your Google account, we process the following data from Google APIs, based on the permissions (OAuth) you grant, solely to provide the features of the Service:

  • Gmail: e-mail content and metadata (sender, recipients, subject, time, body) to prepare briefings for meetings and calls, generate summaries and draft proposals and communications.
  • Google Calendar: events, attendees, times, and descriptions to prepare for meetings and support scheduling.
  • Google Contacts: contact details to identify clients and complete client profiles.
  • Profile and sign-in: basic Google profile data (name, e-mail address, profile picture) for authentication and sign-in.

Voice and content data

Because NAIO is voice-operated, we process voice inputs, their transcripts, and content you create or that is generated through your use of the Service (e.g. notes, proposals, summaries).

Usage and technical data

We automatically process technical data such as IP address, device and browser type, activity logs, and data needed to secure and operate the Service.

Purposes and legal bases

We process personal data on the following legal bases under Article 6 GDPR:

  • Performance of a contract (Art. 6(1)(b)): providing and operating the Service, managing your account and the features you activate.
  • Consent (Art. 6(1)(a)): access to Google service data is granted by your explicit consent on the OAuth permission screen. You can withdraw consent at any time by disconnecting access.
  • Legitimate interest (Art. 6(1)(f)): security, abuse prevention, service improvement, and diagnostics.
  • Legal obligation (Art. 6(1)(c)): where required by law.

Use of Google API data (Limited Use)

NAIO’s use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

In practice this means that:

  • we use Google service data only to provide and improve features that are visible directly in the NAIO user interface;
  • we do not transfer Google service data to third parties except as necessary to provide or improve those features, to comply with applicable law, or as part of a merger or acquisition with the user’s consent;
  • we do not use or transfer Google service data for serving advertisements (including personalized, retargeted, or interest-based advertising);
  • we do not allow humans to read user data unless the user gives explicit consent for specific data, it is necessary for security purposes (e.g. investigating abuse), to comply with applicable law, or the data is aggregated and anonymized for operational purposes;
  • we do not use Google service data to develop, improve, or train generalized AI and/or ML models, and we do not transfer such data for that purpose.

Artificial intelligence and content processing

NAIO uses AI models to process your inputs and deliver features such as briefings, summaries, draft proposals, and call analysis. We do not use your data or Google service data to train generalized AI/ML models. Where we use AI service providers as processors for specific processing, they are bound by a data processing agreement and are prohibited from using the data to train their own models.

Sharing and recipients

We may share personal data with the following categories of recipients acting as our processors under contract:

  • cloud infrastructure and hosting providers;
  • AI and language model providers for voice and text processing;
  • analytics, monitoring, and security tool providers;
  • public authorities where required by law.

We do not sell personal data.

International transfers

Some of our processors may process data outside the European Economic Area. In such cases we ensure appropriate safeguards, in particular through Standard Contractual Clauses approved by the European Commission or another valid mechanism under the GDPR.

Data retention

We retain personal data for the duration of the contractual relationship and thereafter for as long as necessary to comply with legal obligations, protect our legitimate interests, and resolve any disputes. We retain Google service data only for as long as necessary to provide the requested feature; upon disconnection of your Google account or deletion of your account we delete that data unless we are legally required to retain it.

Security

We apply reasonable technical and organizational measures to protect data, including encryption in transit and at rest, access controls, monitoring, and regular security reviews. In the event of a security incident we act in accordance with applicable law and, where required, notify you and the supervisory authority.

Your rights

Under the GDPR you have the right to:

  • access your personal data;
  • rectify inaccurate data;
  • erasure ("right to be forgotten");
  • restrict processing;
  • data portability;
  • object to processing based on legitimate interest;
  • withdraw consent (by disconnecting access to your Google account at https://myaccount.google.com/permissions);
  • lodge a complaint with a supervisory authority.

The supervisory authority in the Czech Republic is the Office for Personal Data Protection (Úřad pro ochranu osobních údajů), Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7, www.uoou.cz.

Revoking Google access

You can revoke NAIO’s access to your Google account at any time at https://myaccount.google.com/permissions. Upon revocation we stop processing the relevant Google service data.

Changes to this policy

We may update this policy from time to time. The current version will always be available on our website and, in the event of material changes, we will notify you.

Contact

For questions or to exercise your rights, contact Nexus AI office s.r.o. at zuzana@nexusventures.cz.